Email ex-dipendente: obbligo di chiusura e comunicazione

In caso di dimissioni o licenziamento di dipendenti l’email aziendale assegnata loro deve essere chiusa, illegittimo per il Garante della Privacy l’inoltro automatico ad un altro account.

In caso di licenziamento o dimissioni del dipendente l’email aziendale va chiusa e il datore di lavoro deve comunicare ad eventuali terzi la chiusura degli indirizzi email, segnalando un account aziendale alternativo al contatto utilizzato fino a quel momento. Diversamente, ovvero qualora il datore di lavoro mantenga in essere le email di lavoratori non più alle proprie dipendenze, ad essere violato è il Codice della privacy.

Il Codice privacy vieta altresì il mantenimento in essere gli account di posta elettronica a nome di un lavoratore cessato con l’inoltro automatico dei messaggi ricevuti verso la casella di un altro dipendente in servizio. A precisarlo è stato il Garante per la Privacy con il provvedimento 450/2015 rispondendo alle proteste di alcuni ex dipendenti che lamentavano il fatto che il proprio ex datore di lavoro avesse mantenuto in essere l’indirizzo di posta allora segnato nel corso del lavoro svolto all’epoca reindirizzare messaggi ricevuti verso la casella di posta di un altro lavoratore attualmente impiegato presso l’azienda.

In realtà nel caso in esame la società aveva annunciato, al momento della cessazione del rapporto di lavoro, che gli account di posta elettronica sarebbero stati chiusi. Questo poi non era avvenuto, anzi il datore di lavoro aveva monitorato gli account per un periodo di tempo g significativo senza informare gli ex dipendenti.

Il Garante ha quindi dichiarato illegittimo il trattamento dei dati personali effettuato dalla società in violazione degli artt. 11, comma 1, lett. a) e b) e 13 del Codice, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice disponendo, come richiesto dagli ex dipendenti la disattivazione dei menzionati account.

Infatti ricorda l’Authority: “Il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l’eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale”.